HANDELSPUNKTEN I MÖLNDAL AB DATASKYDSSPOLICY - GDPR (General Data Protection Regulation)
1, Bakgrund
Fr.o.m. 25 maj 2018 gäller den nya dataskyddslagen GDPR (General Data Protection Regulation) i hela EU för de företag som har någon form av personregister (t.e.x. kundregister eller register över den egna personalen). GDPR syftar till att stärka den enskildes integritet och ersätter den svenska personuppgiftslagen PuL.
Till följd av den nya dataskyddslagen har Handelspunkten i Mölndal AB (benämns vidare som "Handelspunkten", "vi" eller "oss") uppdaterat sin policy för hantering av personuppgifter.
Handelspunkten vill med denna text på ett övergripande sätt informera om företagets integritetspolicy gällande bl.a. vilka personuppgifter som företaget samlar in, vilket syftet är och hur länge informationen sparas. Policyn visar Handelspunktens syfte med att behandla personuppgifter i enlighet med GDPR.
2, Anledning och syfte till att Handelspunkten behandlar och lagrar personuppgifter
Handelspunkten bedriver verksamhet som återförsäljare av varor och tjänster inom affärsområdena trycksaker, profilprodukter och kontorsvaror till andra juridiska personer/företag.
För att kunna bedriva verksamheten på ett smidigt och korrekt sätt behöver Handelspunkten föra register över sina affärspartners.
Syftet med att behandla och lagra personuppgifter är att på ett smidigt och korrekt sätt kunna genomföra affärer med kunder och leverantörer samt att uppfylla avtal och/eller andra affärsöverenskommelser. Syftet är även att kunna styrka genomförda köpprocesser vid revision och/eller förfrågan från kund eller leverantör samt att kunna följa gällande bokföringslag.
Handelspunkten använder sig i stor utsträckning av underleverantörer, s.k. personuppgiftsbiträden. I de avseenden det anses behövas, upprättas Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Handelspunkten och dem.
3, Information om vilka personuppgifter som avses
En personuppgift är all slags information (t.ex. namn, adress, e-post, telefonnummer, foto) som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet.
Uppgifter som behöver sparas för att kunna genomföra affärer med våra kunder och leverantörer är: registrerat företagsnamn, organisationsnummer, fakturaadress, leveransadress samt andra generella uppgifter till företaget, kontaktperson eller företrädares namn, telefonnummer, e-postadress, samt i vissa fall titel/funktion i företaget, personuppgifter såsom namn, telefonnummer, e-postadress och IP-nummer.
Ytterligare uppgifter som behöver sparas i samband med affärsöverenskommelser som avser trycksaker eller profilprodukter är: företagslogotyp och annat grafiskt material, uppgifter som förekommer på trycksaker så som t.ex. namn, e-postadress, telefonnummer, foton samt generella kontaktuppgifter till företaget som personen representerar, originalfiler för trycksaker och/eller profilprodukter som kunder förser oss med i syfte att köpa trycksaker och /eller profilprodukter, eller annat underlag där kunden efterfrågar hjälp med att producera tryckoriginal såsom t.ex. datafil som innehåller personnamn, kontaktuppgifter samt annan information som kund önskar ska finnas med på trycksaker och/eller profilprodukter.
E-postmeddelande och eventuellt bifogade filer vars innehåll utgör underlag i eller på annat sätt styrker pågående samt genomförda affärer, eller som behövs för att kunna uppfylla affärsöverenskommelser eller som kan komma att efterfrågas av kunder, leverantörer eller granskas av revisor i samband med revision, sparas så länge som befogat intresse eller behov finns.
4, Hur uppgifter samlas in
Uppgifter samlas in via ett eller flera av följande tillvägagångssätt:
* Företag gör en förfrågan och/eller ansöker om att bli kund/leverantör hos oss.
* Företag förser oss med originalfiler eller annat liknande material i syfte att beställa profilprodukter och/eller trycksaker.
* Företag ber att få bli registrerade för att få ta del av våra nyhetsbrev.
* Person blir anställd av Handelspunkten.
Ovanstående händelser kan ske på flera sätt, t.ex. via fysiskt möte, e-postmeddelande, webbformulär eller telefonsamtal. I samband med något av tillvägagångssätten så anger ni för oss uppgifter såsom t.ex. namn, kontaktuppgifter och andra nödvändiga firmauppgifter.
5, Lagring/bevaring av uppgifter
De uppgifter som man som affärspartner självmant registrerat hos oss, lämnat till oss eller låtit registreras av annan person hos oss, bevaras i Handelspunktens affärssystem på ett tryggt och säkert sätt.
Samtliga uppgifter som för oss anses vara nödvändiga för att kunna bedriva affärsverksamheten, analysera statistik, styrka pågående och/eller genomförda affärer, styrka underlag vid revision eller som på annat sätt behöver sparas för att kunna uppfylla avtal eller övriga affärsöverenskommelser, sparas så länge behov finns och/eller i enlighet med gällande bokföringslag.
Övriga uppgifter som ej anses vara nödvändiga att lagra/bevara enligt ovan raderas löpande.
6, Acceptans och samtycke
Genom att ni som affärspartner skapar en förfrågan till oss; ansöker om att bli kund/leverantör hos oss; registrerar er som kund/leverantör hos oss; beställer varor eller tjänster av oss, registrerar er som mottagare av nyhetsbrev hos oss, så accepterar ni denna dataskyddspolicy samt lämnar ert samtycke till att Handelspunkten sparar nödvändiga personuppgifter tillsammans med firmauppgifter för att kunna genomföra affärer med det företag ni representerar.
7, Om du vill begära ut vilka uppgifter vi har sparade om dig eller vill få uppgifterna rättade eller raderade
Om du önskar få information om vilken typ av personuppgifter vi har sparade om dig eller om du önskar få dem rättade eller raderade ombeds du att tillsammans med en beskrivning av ditt ärende skicka e-post till: info@handelspunkten.se
8, Omfattning och personuppgiftsansvarig
Handelspunkten i Mölndal AB, 556386-2324, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter företaget förses med. Företagets dataskyddspolicy omfattar och är förankrad hos de anställda som berörs i bolaget. Ansvarig för dataskyddspolicyns efterlevnad och revidering är styrelsen i företaget. Styrelsen kan nås via e-post info@handelspunkten.se
9, Förbehåll
Vi förbehåller oss rätten att, när som helst och utan föregående avisering, radera sparade personuppgifter ur Handelspunktens affärssystem, så länge det inte strider mot gällande lagar.
Vi förbehåller oss rätten att vid behov och utan föregående avisering, uppdatera denna dataskyddspolicy.